5 mythes over productiviteit waar je voor moet oppassen

Dit verhaal is opgeschreven door Insider-redacteur Abby Jackson als een essay, gebaseerd op gesprekken met Alexis Haselberger, een 41-jarige time-management coach in San Francisco.

Als coach op het gebied van time-management en productiviteit heb ik duizenden werknemers en leidinggevenden begeleid om efficiënter met hun tijd om te gaan, onder meer bij bedrijven als Google, Lyft en Capital One.

Op basis van groepssessies en individuele begeleidingstrajecten ben ik tot de conclusie gekomen dat er vijf veel voorkomende mythen zijn over productiviteit. Soms volgen mensen adviezen op die in de praktijk niet blijken te werken.

Hieronder neem ik vijf mythes over efficiënt werken door en bespreek ik wat wél werkt.

Mythe 1: vroeg opstaan voor een productieve dag

Een veel voorkomende suggestie om productief te zijn is dat je vroeg moet opstaan en dan, voordat je gaat werken, fitnessoefeningen doet, mediteert en het belangrijkste nieuws doorneemt. Maar dit werkt zeker niet altijd.

Het bioritme van individuele mensen kan sterk verschillen. Sommige mensen zijn vroege vogels die meteen al klaar zijn om aan de dag te beginnen. Anderen zijn 's ochtends niet op hun scherpst en kunnen juist later op de dag en in de avond heel gefocust werken. Het één is niet beter dan het andere.

Mijn ervaring hierbij is dat je je bewust moet worden van je bioritme en de momenten waarop je de meeste energie hebt, en je werkschema's daarop aanpassen.

Als je bijvoorbeeld last hebt van een dip rond drie uur 's middags, is dat niet moment om werk te doen waarvoor je scherp geconcentreerd moet zijn. Plan op dat moment taken die minder energie vragen, zoals mailtjes schrijven.

Maak er ook geen punt van dat je per se in de ochtend moet sporten of mediteren. Je kunt dergelijke activiteiten ook prima op een ander moment van de dag doen. Zo heb ik iemand begeleid die tussen 10 uur 's ochtends en drie uur 's middags werkt, dan gaat sporten en tijd met z'n familie doorbrengt en vanaf negen uur 's avonds nog een paar uur laat in de avond werkt.

Mythe 2: er is een 'juiste methode' om productief te zijn

Veel boeken over productiviteit promoten vaak een specifieke methode. Mensen lezen dergelijke boeken om zo'n methode over te nemen. Als dat niet blijkt te werken, voelt het vaak of je hebt gefaald.

In werkelijkheid is er geen algemeen geldige methode. Je moet juist kijken wat voor jou werkt.

Vaak staan er hele nuttige dingen in boeken over productiviteit, maar je moet beseffen dat sommige dingen wel en andere niet passen bij jouw manier van leven en werken. En dat is helemaal geen probleem.

Het komt er dus op aan om te experimenteren, iets een tijdje te proberen en dan te bepalen of het wel of niet werkt voor jou.

Mythe 3: er is een manier om alles wat je moet doen, gedaan te krijgen

Veel mensen waar ik mee heb samengewerkt, koesteren het idee dat ze alles wat ze moeten doen, ook gedaan kunnen krijgen. Ze denken dat het het kwestie is van genoeg energie hebben en uren draaien.

In werkelijkheid lukt dit vrijwel nooit. Het volledig afstrepen van de taken op je to do-lijstjes lukt zelden. Je zult altijd geconfronteerd worden met een restant van dingen die je nog niet hebt gedaan. Het leven zou zelfs saai worden als je altijd alles af krijgt.

Vaak begin ik het gesprek over dit onderwerp dan ook met de stelling dat je afstand moet nemen van het idee dat je "alles gedaan moet krijgen." Belangrijker is om zodanige prioriteiten te stellen, dat je aan het eind van de dag tevreden bent over de dingen die je wel hebt bereikt. En daarbij moet je het gevoel hebben dat de dingen die je wél hebt gedaan, belangrijker zijn dan zaken waar je niet aan toe bent gekomen.

Mythe 4: benut elke minuut van de dag optimaal

Een andere valkuil is het idee dat je op elk moment van de dag je tijd zo optimaal mogelijk moet gebruiken. En dat productiviteit gelijk staat aan het aantal taken dat je op een dag doet.

Voor mij komt productiviteit op iets anders neer: doen wat je van plan was te doen.

Voor een productief en prettig leven zijn rust en ontspanning noodzakelijk. Je hoeft niet de hele tijd actief bezig te zijn. En als je het lastig vindt om je momenten van rust te pakken, weet dan dat onderzoek uitwijst dat rust nemen gunstig is voor je productiviteit en creativiteit.

Als je op deze manier naar productiviteit kijkt, ga je je meer richten op dingen uitvoeren die je van plan bent. Als je daarin opneemt dat je af en toe een paar uur op de bank gaat liggen met een boek, hoef je je daar ook niet schuldig over te voelen. Dat ben je ook productief bezig geweest!

Mythe 5: volg een strikte routine

Heel wat experts suggereren dat je goed bezig bent als je een routine hebt gevonden en je je daaraan houdt. Hoewel er vaak niets mis is met bepaalde routines, kunnen er problemen ontstaan als je daar te rigide mee omgaat.

Als je bijvoorbeeld heel dogmatisch omgaat met routines en je daar een keer van moet afwijken, om welke reden dan ook, kan het makkelijk gebeuren dat je denkt: "Nu is mijn dag verloren. Ik ga morgen wel weer verder." Een betere houding is om dan flexibel te blijven en je aan te passen.

Uit onderzoek blijkt ook dat gewoontes beter beklijven, als je er flexibel mee omgaat. Als je bijvoorbeeld meer wilt sporten, is het beter om een paar momenten in de week beschikbaar te hebben, in plaats van dat je zegt: ik moet elke maandag om vijf uur 's middags naar de sportschool. De kans is dan groter dat je meer moeite hebt om je daaraan te houden.

Kortom, flexibiliteit inbouwen bij het omgaan met routines werkt vaak beter. Dit geldt uiteraard ook voor werkschema's. Handig daarbij is om bij je geplande taken op een dag een beetje extra tijd in te bouwen om te kunnen schuiven voor het geval dingen anders lopen dan gedacht. Je hebt dan weliswaar een plan, maar ook de mogelijkheid om in te spelen op onverwachte gebeurtenissen, zodat je die kunt inpassen in datgene wat je wilde doen.

LEES OOK: Ruzie of spanning op het werk? Met deze 7 tips kun je daar op een verstandige manier mee omgaan